Office Manager

Als Office Manager bij Shipping Technology ben je de spil van ons kantoor. Je zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse kantooractiviteiten en ondersteunt bij administratieve taken. Je speelt een cruciale rol in het creëren van een fijne werkomgeving waarin onze collega's prettig en efficiënt kunnen werken. 

Je zorgt er dagelijks voor dat ons kantoor representatief is, jij ziet de kleine details en pakt deze gelijk op. Je bent graag up-to-date over alles en weet daardoor precies in te spelen op alle voorkomende situaties. 

Je ondersteunt het managementteam en collega’s waar nodig, dit zorgt voor een brede set aan werkzaamheden. Het ene moment plan je een aandeelhoudersvergadering en het andere moment houdt jij je bezig met de bestellingen voor de gezamenlijke lunches.

Je bent zelfstandig en proactief, jij hebt aan een paar woorden genoeg! Inmiddels heb je al een aantal jaar ervaring in een office management rol en weet je wat er nodig is om een fijne werkomgeving te creëren. Je houdt een helikopterview en weet wat er speelt binnen de verschillende teams, hierdoor kun je inspelen op de vragen en behoeftes van het team. Al met al zorg jij ervoor dat iedereen zich welkom voelt op het kantoor van Shipping Technology! 

Dit zijn wij

Shipping Technology is een toonaangevende speler in de maritieme sector, gespecialiseerd in innovatieve technologische oplossingen voor de scheepvaartindustrie. Ons team bestaat uit gepassioneerde professionals die samen werken aan het verbeteren van de efficiëntie en duurzaamheid van de maritieme sector.

Verantwoordelijkheden:

• Kantoor: Je zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt: het ontvangen van gasten/klanten, boodschappen bestellen, contact met de beheerder, voorraadbeheer van kantoorartikelen etc. En op de dagen dat we samen op kantoor werken, verzorg jij een heerlijke lunch. 

• Administratieve ondersteuning: Je biedt administratieve ondersteuning aan het management en de verschillende afdelingen, waaronder agendabeheer, documentbeheer, CRM beheer, finance support etc.

• Organisatie van evenementen: Je organiseert en/of ondersteunt bij interne en externe evenementen, zoals vergaderingen, workshops, bedrijfsuitjes en beurzen.

• HR-ondersteuning: Je assisteert bij HR-taken zoals het onboarden van nieuwe medewerkers, het bijhouden van personeelsdossiers en het beheren van verlofregistraties.

• Communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor de algemene interne en externe vragen. Je beheert een aantal algemene mailboxen en telefoonnummers. 

Dit ben jij:

Opleiding: MBO+ werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding in de richting van office management, administratie, management assistent etc. 

Ervaring: Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Office Manager

Vaardigheden:

• Uitstekende organisatorische en multitasking vaardigheden.

• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en/of Google Workspace.

• Ervaring met administratieve en CRM software (o.a. Exact / HubSpot / Google Drive) is een pluspunt.

• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als Engels.

Persoonlijkheid: Je houdt ervan om alles goed geregeld te hebben, je regelt alles zodat je altijd alles onder controle hebt. Is er een stressvolle situatie? Dan weet jij precies hoe je dit aanpakt! Want jij weet hoe je probleemoplossend te werk gaat. 

Iedere dag mogen we genieten van jouw enthousiasme, flexibiliteit en gezelligheid. Je houdt van een gezellige sfeer en bent erg sociaal en spontaan ingesteld. Jij krijgt energie van persoonlijk contact en het verzorgen van je collega’s. Met jouw proactieve houding ben jij onze vaste rots in onze dynamische organisatie.

Dit bieden wij: 

• Een uitdagende functie binnen een groeiend, innovatief bedrijf in de maritieme technologie;

• Een salaris van maximaal €3600 bruto per maand o.b.v. fulltime. 

• Een baan voor minimaal 32 uur per week. Voor deze functie is het belangrijk dat je minimaal op maandag, woensdag en vrijdag kan werken. 

• Een contract voor onbepaalde tijd

• 25 vakantiedagen (mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen);

• 8% vakantiegeld;

• Pensioen met een werkgeversbijdrage van 7,5%;

• NS Businesscard / Swapfiets;

• Een budget om jezelf te ontwikkelen;

• Een regeling waarbij je zelf je laptop mag uitkiezen;

• Een maandelijkse telefoonvergoeding en een thuiswerkvergoeding;

• Op dinsdag en donderdag werken we allemaal thuis. Op maandag, woensdag en vrijdag werken we samen op kantoor. Wij verzorgen deze dagen een lekkere lunch op kantoor. 

• Iedere maand een borrel en ieder kwartaal een leuk teamuitje. 

Heb je vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onze collega Angelique Benders (werkdagen: dinsdag, woensdag en vrijdag) via 06-57477313